Teatteri PROvinssi / Teatteriyhdistys Vinssi ry

Henkilötietojen käsittelyä koskeva asiakirja
Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 art. 13–14

  1. Rekisterinpitäjä

    Henkilötietojen rekisterinpitäjä on Teatteriyhdistys Vinssi ry, y-tunnus 2719069-2.
    Rekisterinpitäjä on se, kenen tarkoituksiin tietoja käsitellään tämän informointiasiakirjan perusteella.
    Rekisterinpitäjän yhteyshenkilönä toimii jokaiselle toimintakaudelle valittu jäsenrekisterinhoitaja.
    Yhdistyksen tietosuoja- ja tietoturvakäytännöistä vastaa yhdistyksen puheenjohtaja.

  2. Käsiteltävät henkilötiedot

    Tässä informointiasiakirjassa tarkoitettuihin tarkoituksiin kerätään ja käsitellään seuraavia tietoa jäseniksi ja uutiskirjeen tilaajiksi ilmoittautuneista henkilöistä (myöhemmin myös “rekisteröity”).
    Jäseniä koskevat tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään.

    • Jäsen
    • Uutiskirjeen tilaaja
    • Nimi
    • Sähköpostiosoite
    • Puhelinnumero
    • Osoite
    • Jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivät
    • Jäsenmaksutiedot
    • Lähetetyt laskut
    • Maksutiedot

  3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

    Henkilötietoja käsitellään jäsenten ja uutiskirjeen tilanneiden henkilöiden tietojen hallintaan.
    Henkilötietoja käytetään myös jäsenluettelon ylläpitämiseen, viestintään ja markkinointiin, tilastointiin ja tiedonhallintaan, laskutukseen ja yhdistuksen toiminnan dokumentointiin.

  4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

    Henkilötietoja käsitellään liittymisessä annettavan suostumuksen perusteella. Jäseniä ja heidän huoltajiaan koskevia henkilötietoja saadaan myös jäsenyyden aikana ja rekisterinpitäjälle tehdyistä ilmoituksista. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia, arkaluontoisia henkilötietoja (kuten terveydentilaan tai allergioihin liittyvät tiedot) käsitellään vain tarvittaessa ja rekisteröidyn nimenomaisen, erillisen suostumuksen perusteella. Henkilötietoja ei käsitellä automaattisen päätöksenteon keinoin.

  5. Henkilötietojen luovutus

    Henkilötietoja siirretään tarvittaessa seuraaville vastaanottajille:

    • tapahtuma-, koulutus-, matkustus- ja majoituspalveluiden tarjoajat
    • muut palveluntuottajat, kuten postituspalvelut

    Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
    Poikkeuksena on tietojen käsittely Benchmark Email sekä Google Drive -palveluissa, joiden avulla rekisteritietoja kerätään ja käsitellään. Sekä Benchmark Email / Benchmark Internet Group että Google ovat sitoutuneet EU:n ja Yhdysvaltojen väliseen Privacy Shield -järjestelyyn. Tämä tarkoittaa käytäntöjä, joissa kuvataan ETA-alueelta tai Sveitsistä saatavien henkilötietojen käsittelemistä Yhdysvalloissa.
    Lisätietoa:
    Benchmark: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TOb1AAG
    Google: https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt000000001L5AAI

  6. Henkilötietojen säilytysaika

    Sellaiset henkilötiedot, joiden käsittely ei ole enää tarpeellista, poistetaan. Jäsenyystiedot poistetaan kunkin tilikauden alussa, mikäli jäsen ei ole maksanut jäsenmaksuaan koko edeltävän tilikauden aikana. Mikäli joitakin tietoja edellytetään säilytettävän laissa tai muusta perustellusta syystä, kuten tietoturvan toteuttamiseksi esimerkiksi varmuuskopioiden eheyden säilyttämiseksi, henkilötiedot poistetaan välittömästi, kun tällaiselle muuhun käsittelyyn perustuvalle säilyttämiselle ei ole enää tarvetta.

  7. Rekisteröidyn oikeudet

    Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus:

    • Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää jäsenrekisterin hoitajalle.
    • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti jäsenrekisterin hoitajalle.
    • Rekisteröidyllä on oikeus kieltää sähköinen viestintä ilmoittamalla siitä sähköpostitse jäsenrekisterin hoitajalle.
    • Rekisteröidyllä on oikeus vaatia poistamaan hänen tietonsa kaikista rekisterinpitäjän järjestelmistä ilmoittamalla siitä kirjallisesti jäsenrekisterin hoitajalle.

    Jäsenrekisterin tietojen poistaminen saattaa vaikuttaa jäsenen mahdollisuuteen osallistua yhdistyksen toimintaan.

  8. Rekisterin suojauksen perusteet

    Rekisteriin tallennettuja tietoja säilytetään pääosin digitaalisesti tallennetussa muodossa. Mikäli henkilötiedoista on tarpeen ottaa manuaalisia kopioita, kuten paperisia listoja, tällaisia kopioita käsitellään huolellisesti hyvää tiedonhallintatapaa noudattaen ja kopiot tuhotaan välittömästi, kun niiden säilyttäminen ei ole enää tarpeen. Tietojen käyttöoikeus on rajattu käyttötarkoituksen mukaisesti. Tietojärjestelmän käyttäminen edellyttää sekä käyttäjätunnusta että salasanaa.

Lipunmyynnin asiakasrekisteristä vastaa Lippupiste Oy.
Lippupisteen tietosuojalausunto löytyy osoitteesta https://www.lippu.fi/help/data-protection/